Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant
Interview met Nausikaä Nuyttens

Logo Wit-Gele Kruis Vlaams Brabant.PNG
Wat betekent duurzame kwaliteitsstructuur voor jou? Waarom geloof je erin dat wat je samen met Stephanie hebt opgezet ook gaat blijven bestaan?

 

Een duurzame kwaliteitsstructuur is een structuur waarbij de verschillende lagen van een organisatie allemaal met éénzelfde doel naar kwaliteit kijken. Met kwaliteit wil ik dan ook zeggen ‘patiëntveiligheid’. Het is belangrijk dat zo’n kwaliteitsstructuur heel duidelijk is, dat er geen overlappingen zijn tussen de verschillende betrokken organen. Je hebt je hiërarchie binnen je organisatie; deze is laag per laag gestructureerd in het kader van rapportage. Je kwaliteitsstructuur is eerder een structuur waarbij je samen over de verschillende lagen heen nadenkt over welk concreet doel je wil bereiken, en hoe je hiermee aan de slag gaat. Zodoende wordt er een voldoende groot draagvlak gecreëerd.

 

Momenteel zijn er een aantal verschuivingen aan de gang en je merkt ook wel dat je regelmatig moet reflecteren; in welke mate is hetgeen we vooropgesteld hadden ook de juiste methodiek. Ook hier moet de PDCA gebruikt worden om te kijken wat goed loopt en wat minder goed loopt. We hebben X-aantal jaren geleden een kwaliteitsstructuur opgezet maar deze werd tijdens het traject veranderd. Een bepaald kwaliteitsteam werkte niet echt zoals we vooropgesteld hadden. Met die reden moesten we een aantal veranderingen doorvoeren. Nu het belangrijkste om die duurzame kwaliteitsstructuur te hanteren is dat de directie van de organisatie ook volledig achter het verhaal staat. Dit is essentieel om op lange termijn naar kwaliteit toe te werken.

De implementatie van de kwaliteitsborden – hoe pakken jullie dit decentraal aan? Waarom is dit een succesvolle methode voor de opvolging van kwaliteit binnen jullie organisatie?

In het verleden werkten we met kwaliteitsborden die ophingen op de verschillende afdelingen. Hierop stonden een aantal kwaliteitsaspecten vermeld zoals vb.: metingen, een nieuw beleid dat opgesteld werd, de resultaten van de interne audits,… Omwille van Covid-19 zijn we digitaal beginnen werken. Ook vergaderingen werden meer gedigitaliseerd. Oorspronkelijk zijn we top-down gestart met het opzetten van kwaliteitsborden. De reden hiervoor is dat dit nodig was binnen de organisatie, we moesten vrij snel schakelen voor de accreditering en er was weinig kennis binnen de organisatie hoe hier concreet mee omgegaan moest worden. Er moesten handvaten aangeboden worden. Er werden best-practices meegenomen vanuit andere organisaties, ziekenhuizen onder andere, waar het systeem goed gewerkt had, en zo werd het geïmplementeerd in onze organisatie.

Nu willen we meer bottom-up werken. Hierbij willen we concretere verbeteracties laten komen van de medewerkers zelf om die op het verbeterbord, op het kwaliteitsbord te laten komen. Het kwaliteitsbord is meer dan louter en alleen verbeteracties die worden opgezet. Resultaten van metingen worden nog steeds aan de afdelingen aangeleverd vanuit de dienst kwaliteit. Deze worden dan gepresenteerd op het kwaliteitsbord om mee verder aan de slag te gaan. Het is echter wel nodig dat er iemand als back-up fungeert om ervoor te zorgen dat het kwaliteitsbord gevuld wordt. Het is een succesvolle methode omdat je de PDCA heel duidelijk toonbaar kan maken; Welk incident werd er vastgesteld? Moet hier iets rond gedaan worden binnen het breder kader van de afdeling of organisatie? Hoe hiermee omgegaan wordt,  wordt dan visueel bekend gemaakt aan de medewerkers van de organisatie via het kwaliteitsbord. Het opvolgen van indicatoren is nog zo’n item. Je hebt bijvoorbeeld een negatieve meting gehad, je werkt hierrond en dan zou op het kwaliteitsbord zichtbaar moeten zijn dat dit een verbetering met zich meebrengt. Het is een erg goed instrument maar het moet stap per stap toegepast worden want het is echt een cultuurverandering waar je naartoe gaat.

Hoe voelde het behalen van de accreditering aan voor het team?

Wanneer we dit behaalden was er trots, we hadden allemaal erg hard gewerkt en dit was de kers op de taart. Voor een heel groot stuk was er ook opluchting, in die zin dat we opnieuw even wat ademruimte kregen. We hebben immers de pech gehad dat we dan net te midden van de corona pandemie terechtkwamen. Hierdoor is het een vrij lang en vermoeiend traject geweest, omdat de externe audit ook twee maal uitgesteld moest worden. Iedereen had schrik dat het nog een derde keer zou voorvallen maar dit is gelukkig niet gebeurd.

 

Waarom koos je ervoor om dit traject samen met RS Consulting af te leggen?

 

We zochten voornamelijk naar een organisatie die bekend was met accreditering. Ik stond er op dat moment volledig alleen voor als kwaliteitscoördinator dus het was zeker nuttig dat iemand mij daarin mee kon begeleiden. Enerzijds was het veel werk en anderzijds had ik op dat ogenblik nog geen expertise in een accreditering. Van het moment dat ik Stephanie had leren kennen voelde ik aan dat ze heel wat expertise had vanuit haar vroegere jobs, in het feit dat ze toch al heel wat accrediteringstrajecten mee begeleid had. Op dat vlak was het voor mij direct duidelijk dat dit goed zat. Maar persoonlijk vond ik het heel belangrijk dat er een goede klik was, waarbij ik enerzijds als persoon ook aanvoelde dat dit goed zat. Anderzijds vond ik het belangrijk dat ik van Stephanie nog heel wat kon bijleren, dat ik door haar toedoen kon groeien in mijn eigen functie.

 

Wat heeft de ondersteuning van RS Consulting voor jou betekend?

De algemene begeleiding en ondersteuning van de accreditering maar ook alle kleine elementen die erbij kwamen waren voor mij heel belangrijk. Dit gaat van nadenken over hoe we de kwaliteitsstructuur kunnen opzetten tot hoe we ons intern auditsysteem kunnen opzetten met het oog op de verschillende kwaliteitsmethodieken. Het opzetten van de interne audits was iets waar Stephanie een heel belangrijke rol in heeft gespeeld. Ook naar de opleiding van interne auditoren toe. Hierbij mag niet enkel Stephanie met de pluimen gaan lopen maar ook zeker haar andere collega’s, zij speelden ook een heel belangrijke rol. Het zijn eigenlijk die verschillende facetten allemaal die de samenwerking heel vlot deden verlopen.

Als je RS Consulting in 1 zin zou omschrijven, hoe zou je dit dan doen?

“Betrokken en enthousiaste consultants met kennis van zaken en een hart voor kwaliteit in de zorg.”

We zullen elkaar ongetwijfeld nog horen. Van de consultants waarmee ik in het verleden al samenwerkte, was RS Consulting de enige waarbij er met zoveel passie en enthousiasme een opdracht opgenomen werd. De opdracht was het coördineren van het kwaliteitstraject maar eigenlijk werden de consultants een deel van onze organisatie, ze waren echt volwaardige collega’s. We behaalden de accreditering maar daarnaast verwezenlijkten we tijdens dit traject nog heel wat extra zaken.