WZC Veilige Have
Project Aankoopprocessen

Logo WZC Veilige Have.png

RS Consulting hielp WZC Veilige Have bij het structureren en optimaliseren van hun aankoopprocessen. In een eerste fase werden de processen AS IS met bijhorende risico’s in kaart gebracht. Daarna werden de TO BE processen uitgetekend en de op maat gemaakte software ter ondersteuning van het aankoopproces geïmplementeerd. De aanwezigheid van de software hielp ons om verschillende processen te digitaliseren.

 

Om een duidelijk overzicht te krijgen werden eerst de verschillende aankoopstromen benoemd, dit ging van de aankoop van verzorgingsmateriaal tot grote investeringsaankopen. Nadien werd voor elke stroom een ‘stroomdiagram’ opgesteld. Dit is een overzichtelijke en chronologische voorstelling van wie welke actie onderneemt in het proces, en waar de informatie vervolgens naartoe gaat. Zo krijgt men duidelijkheid in de verschillende stappen en wie welke rollen en verantwoordelijkheden heeft binnen de processen. Als afsluiter werden er ook duidelijke procedures opgesteld zodat iedereen weet wat de afspraken zijn.

 

Om de processen en procedures te implementeren in de organisatie, werd er een projectplan opgesteld waarin alle nodige stappen een deliverable & deadline meekregen en waarbij elke stap toegewezen werd aan een verantwoordelijke. Nu kan de opvolging door de projectverantwoordelijke op een vlotte manier verlopen.

Quote van Florence Smets, Financieel Directeur bij WZC Veilige Have:

'Samen met Jan hebben we het volledige aankoopproces in kaart gebracht. Jan is heel aangenaam om mee samen te werken, hij denkt mee na met ons, is heel nauwkeurig en kan zich ook goed inleven in onze organisatie. Samen met hem hebben we alle processen rond aankoop uitgetekend, alle mogelijke risico's in kaart gebracht en hieraan een actielijst gekoppeld. Daarnaast heeft hij alles gegoten in heel duidelijke procedures. Hij gaat ook mee zorgen voor het opzetten van het effectieve implementatietraject. Jan is een echte meerwaarde geweest in dit proces.'